Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki 10 § ja 24 §

26.06.2019

1. Rekisterinpitäjä

Erkki Paasikiven säätiö

Y-tunnus: 0697568-5

Erkki Paasikiven säätiö
c/o Oras Invest Oy
Fabianinkatu 14 A, 4. krs
00100 Helsinki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Kristiina Paasikivi
Erkki Paasikiven säätiö
c/o Oras Invest Oy
Fabianinkatu 14 A, 4. krs
00100 Helsinki

3. Rekisterin nimi

Sähköinen apurahajärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Erkki paasikiven säätiölle tehtävien apurahahakemusten ja sen myöntämien apurahojen käsittely.

5. Rekisterin tietosisältö

Hakijan tiedot

• Sukunimi
• Etunimi
• Sähköpostiosoite
• Syntymävuosi
• Osoite
• Kotipaikka
• Kotimaa
• Puhelinnumero
• Ansioluettelo

Hakemuksen tiedot

• Apurahahakemuksen otsikko, sisältö ja liitetiedostot.
• Anottu apurahasumma

Apurahan maksatustiedot

• Pankki
• Tilinumero
• Henkilötunnus
• Maksukuukausi

Henkilötunnus rekisteröidään apurahan hakijan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.

Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahan saajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa sekä apurahansaajien sosiaaliturvan valvontailmoitusaineistossa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakijan ja hakemuksen tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella.

Lausuntojen tiedot saadaan luottamuksellisina lausunnonantajilta apurahahakijan pyynnöstä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Apurahahakemuksia käsittelevät Erkki Paasikiven säätiön henkilöstön lisäksi ulkopuoliset asiantuntijat.

Tiedot maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle. Myönnettyjen apurahojen tiedot julkaistaan Säätiön kotisivuilla ja vuosikertomuksessa sekä voidaan ilmoittaa muille säätiöille tai vastaaville rahoittajatahoille ennen apurahojen julkistamista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella.

Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Codeart Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Tarkastuspyyntö osoitetaan Erkki Paasikiven säätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Korjaamispyyntö osoitetaan Erkki Paasikiven säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Erkki Paasikiven säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietolain 30 §:n mukainen kielto osoitetaan Erkki Paasikiven säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.